Жеке файлдар оңай және тез ұйымдастырылмай қалуы мүмкін. Сіздің файлдарыңыз неғұрлым ұйымдастырылмаған болса, болашақта оларды қайта табу қиынға соғады. Жеке файлдарыңызды табуды жеңілдетуге көмектесу үшін сізге біраз уақыт қажет және оларды дұрыс ұйымдастырғыңыз келеді. Сіз қолданатын нақты жүйе сізге байланысты болады. Дегенмен, файлдарды тәртіпке келтіруге көмектесу үшін қолдануға болатын жеке файлды ұйымдастырудың бірнеше негізгі әдістері бар.
Қадамдар
4 бөлімнің 1 бөлігі: Негізгі ұйымдастыру әдістерін қолдану
Қадам 1. Қарапайым ұстаңыз
Тапсыру жүйесін құрудың мәні - бұл өзіңізді жеңілдету. Сіз өзіңіздің жүйеңізді тым күрделі немесе шатастырудан аулақ болғыңыз келеді. Жүйені мүмкіндігінше қарапайым ұстау сізге жұмыс жасауға қажет құжаттарды оңай алуға немесе алуға көмектеседі.
- Сізге қажет нәрсені ғана жіберіңіз. Тым көп сақтау сіздің жүйеңізді жұмсақ етеді және оны пайдалануды қиындатады.
- Файлдық жүйеде қажетсіз күрделіліктен аулақ болыңыз.
- Сізге қажет емес файлдарды тастаңыз.
Қадам 2. Жүйеде қажетті мөлшерде тереңдікті қолданыңыз
Файлдарыңыздың орналасуы үшін әр түрлі санаттар мен ішкі санаттар жасау өте қызықты болуы мүмкін. Дегенмен, тек қана кең деңгейлі категорияларды құрып, қажет болғанша ғана қолданған дұрыс. Тым көп санаттар құру файлдарды жинаудың тиімсіз және тиімсіз болуына әкелуі мүмкін. Жүйенің қалыпты жұмыс істеуін қамтамасыз ету үшін ұйымдық тереңдіктің дұрыс мөлшерін құрғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Сіздің жүйеңізге қосымша егжей-тегжейлі санаттар жасаудан аулақ болыңыз. Мысалы, «түбіртектер, тамақ, нан» өте пайдалы болады.
- Ай сайынғы немесе апта сайынғы түбіртектерге арналған санаттың болуы сіздің тапсыру жүйеңізге сәйкес келуі мүмкін.
- Клиенттерге арналған бөлімнің болуы, содан кейін оларды алфавит бойынша орналастыру - тереңдіктің тиімді деңгейінің мысалы.
Қадам 3. Файлдарыңызды оңай табыңыз
Сіздің файлдық жүйеңізге бір нәрсенің қай жерде сақталатынын дәл білуге мүмкіндік беретін айқын визуалды белгілердің болуы үлкен пайда әкеледі. Файлдық жүйенің бөлімдерін түсінікті ету сізге элементті немесе файлды тез табуға көмектеседі. Файлдарды ерекшелеу кезінде мына кеңестерді есте сақтаңыз:
- Белгілі бір санаттарды немесе бөлімдерді көрсету үшін түрлі түсті қалталарды пайдаланыңыз.
- Түстер мен оларға тағайындалған санаттардың ыңғайлы тізімін сақтауға тырысыңыз.
- Файлдарды анық белгілеу үшін жапсырма жасаушыны қолданыңыз.
- Қалталарыңыздың кесілуін қадағалаңыз. Әр санат немесе бөлім үшін бір ғана қалтаны кесіп көріңіз.
Қадам 4. Сізге қажет файлдық контейнерлердің түрлері туралы ойланыңыз
Файлдарды реттеуге кіріспес бұрын, оларды орналастыратын нәрсені табу керек. Файл контейнерлерінің қай түрі сіз сақтауға болатын файлдардың көлеміне, олардың қаншалықты маңыздылығына, құжаттардың өлшемдеріне және оларға кіру жиілігіне байланысты болады. Қандай файлдық контейнерлер сізге сәйкес келетінін білу үшін мына кеңестерді қараңыз:
- Егер сізге өте маңызды құжаттарды сақтау қажет болса, өртке қарсы сақтау контейнерін сатып алуды қарастырыңыз.
- Контейнерден андеррайтерлер зертханасының мөрін табу контейнер сіздің файлдарыңызды Фаренгейт температурасы 1700 градус болатын өртте шамамен бір сағат бойы қорғайтынын көрсетуі мүмкін.
- Кәдімгі файлдар үшін сіз негізгі толтыру шкафын сатып алғыңыз келуі мүмкін. Сезімтал немесе құпия файлдар үшін неғұрлым қауіпсіз сақтау шкафын немесе сейфті сатып алуды қарастырыңыз.
- Сіз өзіңіздің контейнеріңізде барлық файлдарды сақтауға жеткілікті орын бар екеніне көз жеткізгіңіз келеді.
- Егер сізде ерекше өлшемді құжаттар болса, олардың сіздің контейнерге сыйып кететінін тексеріңіз. Мысалы, заңды өлшемдегі құжаттар қажет қалтаның көлеміне және сақтау өлшеміне әсер етуі мүмкін.
4 -тің 2 -бөлігі: Құжаттарыңызды ретке келтіру
Қадам 1. Барлық құжаттарыңызды жинаңыз
Құжаттарды реттеуге кіріспес бұрын, сізде барлық құжаттарыңыз бар екеніне көз жеткізгіңіз келеді. Сіздің файлдарыңыз қалай реттелетіні немесе реттелетіні туралы алаңдамаңыз. Әзірге сақтау қажет деп санайтын барлық құжаттарды жинаңыз және оларды сұрыптауға дайын болыңыз.
- Бұрын сұрыпталған ескі құжаттарды алыңыз. Сіз оларды сіз жасап жатқан жаңа жүйеге сәйкес келу үшін қайта реттегіңіз келуі мүмкін.
- Барлық соңғы құжаттар жиналғанын және сұрыптауға дайын екеніңізді тексеріңіз.
Қадам 2. Файлдарды белсенді және мұрағатталған элементтерге сұрыптаңыз
Файлдарды ұйымдастырған кезде оларды екі негізгі категорияға бөлу пайдалы болуы мүмкін: жұмыс істеу керек белсенді файлдар және сақтауға қажет мұрағат файлдары. Бұл сізге жиі қолданылатын файлдарға қол жеткізуге және тез кіруді қажет етпейтін файлдарды сақтауға көмектеседі.
- Белсенді файлдар - бұл сізге әлі де жиі жүгіну, сілтеме жасау немесе басқа жолмен кіру қажет құжаттар.
- Мұрағаттық файлдар - бұл сізге жақын арада қажет болмайтын, бірақ әлі де сақтау қажет құжаттар.
Қадам 3. Жүйеге сәйкес санаттарды жасаңыз және белгілеңіз
Файлдарды бір жерге жинап алған соң, оларды тез түгендеуге болады. Файлдарды қарап жатқанда, олар сәйкес келетін жалпы санаттарға назар аударыңыз. Файлдар үшін қолданылатын негізгі ұйымдастыру жүйесін құру үшін осы санаттарды жазыңыз. Қайсысын қолданғыңыз келетіні туралы түсінік алу үшін осы жалпы категориялардың кейбірін қараңыз:
- Туу туралы куәліктер, қайтыс болу туралы куәліктер немесе неке құжаттары сияқты ішкі санаттары бар құқықтық жазбалар.
- Бұрынғы қаржылық қорытындыларды, несие картасы туралы ақпаратты, несиелік есептерді немесе жылдық қаржылық қорытындыларды қамтитын қаржылық құжаттар.
- Мүліктік жазбалар.
- Дипломдар, еңбек кітапшалары, денсаулық жазбалары және сақтандыру полисі сияқты жеке құжаттар.
Қадам 4. Ұзақ мерзімді сақтау құжаттарын жіберіңіз
Мұрағаттық файлдар деп белгілеген құжаттарды ұзақ мерзімді сақтау контейнеріне салыңыз. Бұл файлдарға жиі кіруге болмайды, сондықтан оларды кейінірек алу үшін файлдық жүйеде тиісті санаттарға орналастырылғанын тексеріңіз. Мұрағаттық файлдар сіздің тапсырылған және ұйымдастырылған құжаттарыңыздың көп бөлігін құрайтын шығар.
- Ұзақ мерзімді сақтауды тағы екі категорияға бөлуге болады: тұрақты файлдар және «өлі» файлдар.
- Тұрақты файлдарға білім туралы құжаттар, жұмысқа орналасу туралы құжаттар немесе сіз әлі де қол жеткізе алмайтын басқа да маңызды құжаттар кіруі мүмкін.
- «Өлі» файлдар - бұл сізге қайта кіру қажет емес құжаттар. Ескі салықтық жазбалар бұл санатқа сәйкес келуі мүмкін. Есіңізде болсын, салық декларациясы жеті жыл бойы сақталуы керек.
Қадам 5. Ағымдағы құжаттарды белсенді құжат бөліміне енгізіңіз
Сіз жиі пайдаланатын немесе әлі де қарау қажет құжаттарды белсенді құжаттар бөліміне орналастыру қажет. Құжаттар жүйесіндегі бұл бөлім мұрағаттауға дайын емес құжаттарға тез қол жеткізуге мүмкіндік береді. Төменде сіз қолдануға болатын ең белсенді төрт құжат санаты берілген:
- Әлі де сіздің назарыңызды қажет ететін құжаттар.
- Сізге әлі де оқу немесе қарау қажет құжаттар.
- Сіз әлі төлеуіңіз керек шоттар.
- Ұзақ мерзімді сақтауға көшуге дайын құжаттар.
4 -тің 3 -бөлігі: Электронды файлдарды ұйымдастыру
Қадам 1. Кең категориялардан бастаңыз, содан кейін нақтырақ болыңыз
Физикалық файлдар сияқты, сіз файлдарыңыз сәйкес келетін ең кең санаттардан бастағыңыз келеді. Мысалы, егер сіз тәуелсіз мердігер болсаңыз, файлдарды жұмыс беруші ұйымдастыруы мүмкін. Яғни, олардың әрқайсысы үшін бір қалта жасаңыз. Содан кейін, сіз файлдарды әр кең санаттағы кішілерге бөлуіңіз керек. Бұл сіздің жұмыс беруші қалталарын әр жұмыс берушіде әр жоба туралы ақпаратты қамтитын басқа қалталарға бөлуге болатынын білдіреді.
- Әр кең санатта тұрақты болуды қарастырыңыз. Бұл сіздің файлдарыңызды табуды жеңілдетеді. Мысалы, сізде әрбір жобаның ішкі қалтасында «жобалық құжаттар», «есеп айырысу» және «байланыс» сияқты файлдар болуы мүмкін.
- Егер сіз файлдарға оңайырақ немесе маңызды болып көрінсе, сіз қалталарды жыл сайын ұйымдастыра аласыз.
Қадам 2. Электронды түрде жоқ файлдарды сканерлеңіз немесе жүктеңіз
Барлық файлдарды электронды түрде бір жерде сақтау пайдалы болуы мүмкін. Қажетті уақытқа қарамастан, сіз өзіңіздің жеке құжаттарыңызды электронды түрде сақтауға және олардың сақтық көшірмесін жасау үшін мүмкіндігінше сканерлеуге тырысуыңыз керек. Сонымен қатар, хостинг веб -сайтына файлдар қайтадан қажет болғанда қол жетімсіз болып қалса, басқа жерлерде онлайн режимінде сақталатын файлдарды жүктеп алуды ұмытпаңыз. Бұл файлдарды басқалар сияқты реттеңіз.
Қадам 3. Файлдарыңызға нақты атаулар беріңіз
Файл атаулары түсінікті және бірегей болуы керек. Яғни, сіз файл атауларын қарап, онда не бар екенін бірден білуіңіз керек. Күнді, файлды қамтитын қалталардың белгісін және жеке дескрипторды қосып көріңіз. Мысалы, сіздің клиентіңіз X Corp үшін 2016 жылдың маусымында жасалған төлем файлын «0616_XCorp_Invoice_2» деп атауға болады. Бұл сізге файлды ашуға уақыт жұмсамай -ақ не бар екенін білуге мүмкіндік береді.
Файлдарды атау үшін қандай жүйені қолдансаңыз да, оны жүйелі түрде жасаңыз. Жүйені таңдағаннан кейін, оны ұстаныңыз; кейін қайтып оралу және барлық файлдардың атын өзгерту қиын болады
Қадам 4. Файлдардың сақтық көшірмесін жүйелі түрде жасаңыз
Файлды электронды түрде жүргізудің негізгі қауіпі - сіздің ақпаратыңыз компьютердің істен шығуы кезінде жоғалуы мүмкін. Файлдарыңыздың сақтық көшірмесін желідегі сақтық көшірме қызметіне, ықшам дискілерге немесе сыртқы қатты дискіге үнемі сақтық көшірмесін жасау арқылы дайын болыңыз. Бұл сақтау құрылғыларын файлдарыңызды қалай белгілеген болсаңыз, дәл белгілеуді ұмытпаңыз. Егер сізде сыртқы диск немесе ықшам дискілер болса, өрттен немесе табиғи апаттан толық шығынға ұшырамау үшін оларды негізгі тұрғылықты жеріңізден қауіпсіз жерде сақтаңыз.
4 -ші бөлімнің 4 -і: файлдық жүйені сақтау
Қадам 1. Жүйеңізді сақтаңыз
Толтыру жүйесін жасағаннан кейін, сіз оны қалағаныңызша пайдаланғыңыз келеді. Тым артта қалу, толтырылуы қажет элементтерді елемеу немесе элементтерді дұрыс толтырмау сіз жасаған ауыр жұмысты жоя алады. Сіз үшін жұмыс істеуі үшін файлдық жүйені сақтап қалғаныңызға көз жеткізіңіз.
- Кейде қажет емес файлдарды іздеу жүйені реттеуге көмектеседі.
- Белсенді құжаттарды мұрағаттық құжаттар қоймасына жіберуді назардан тыс қалдырмаңыз.
Қадам 2. Ескі файлдарды жойыңыз
Кейбір файлдар ұзақ уақыт сақталуы қажет. Дегенмен, сіздің файлдық жүйеңіз шектеулі болады және қажет емес файлдарды жүйелі түрде жоюды талап етеді. Файлдық жүйені үнемі шөптен тазарту жүйенің дұрыс жұмыс істеуіне көмектеседі.
- Көптеген ескі қаржылық құжаттарды жылдар бойы сақтау қажет болады.
- Ескі бюджеттер, қаржылық есептер немесе жылдық саясат тек бір жылға сақталуы мүмкін.
- Ескі файлдарды алып тастау кіріс құжаттар үшін орын жасайды.
- Қажет емес файлдардан құтылу сізге қажет құжаттарды табуды жеңілдетеді.
- Бұл электронды файлдарға қатысты. Алдыңғы жобалардан қайталанатын, ескірген немесе қажет емес құжаттарды жойыңыз.
Қадам 3. Ескі электронды файлдарды мұрағаттау
Әлі де өзекті болып табылатын немесе бір күні қайтарылуы мүмкін ескі файлдарды мұрағаттауға болады. Бұл оларды стандартты файлдық жүйеден алыстатуды, бірақ оларды реттелген және қол жетімді етуді білдіреді. Мұрағатталған файлдар үшін қосымша кең категория орнатуды қарастырыңыз. Қолданылмаған файлдарды ішкі қалта пішімделмеген күйде осы қалтаға жылжытыңыз. Егер сіз файлдар экранында мұрағатталған файлдарды жолдан шығарғыңыз келсе, файл атауының алдында әріптік файл тәртібінің төменгі жағына түсетін етіп «z» белгісін қойып көріңіз. Мысалы, сіз оны «z_archive» немесе соған ұқсас деп атауға болады.
Қадам 4. Өтініш беру жүйесін оңтайландырыңыз
Файлдарыңызды ретке келтіру және оларды осылай ұстау сіздің жеке ұйымдастыруға келгенде пайдалы болуы мүмкін. Дегенмен, сіздің тапсыру жүйеңізді жақсарту үшін әрқашан орын болады. Өтініш беру жүйесімен жұмыс жасауды жалғастыра отырып, оны одан да тиімді етуге көмектесетін жақсартуларға назар аударыңыз.
- Сіз қолданбайтын санаттардан арылғыңыз келуі мүмкін.
- Шамадан тыс қолданылатын категорияларды кіші санаттарға бөлу қажет болуы мүмкін.
