Біз бәріміз жұмыста ұйымдастырудың маңызды екенін білеміз, бірақ бұл көптеген адамдар үшін үздіксіз күрес. Сенесіз бе, сенбеңіз, ұйымдасқан түрде қалу сіз ойлағандай қиын емес. Бірнеше жылдам түзетулер мен кейбір шешімдер сіз ойлағаннан да жеңілдетеді.
Қадамдар
4 -ші әдіс 1: кеңістік пен уақытты басқару
Қадам 1. Сіздің әрекеттеріңізді бақылаңыз
Журналды немесе күнделікті әрекеттеріңізді тіркеу журналын жүргізуге бірнеше күн бөліңіз. Бұл сізге не істеп жатқаныңызды дәл түсінуге көмектеседі, және бұл ұйымдық және өнімділік алшақтықтары туралы алғашқы түсінік береді. Бұл жаттығу сіздің үлкен суреттеріңізді ескере отырып жасалуы керек. Әрекеттер журналы арқылы сіз қандай әрекеттер уақытты ысырап етуі мүмкін және қандай әрекеттер сіздің мақсаттарыңызға жетуі мүмкін екенін көре аласыз.
Қадам 2. Өнімділік уақыттарын анықтаңыз
Біздің кейбіреулеріміз таңертеңгілік адамдар, ал кейбіреулеріміз таңертеңгілік туралы ойлауға ашуланады. Сіз күннің қай мезгілінде ең өнімді екеніңізді білетін шығарсыз. Сіз кештерді, таңертең, түскі асты немесе жұмыс күнінің қарбалас уақытына дейін немесе одан кейін ұнатасыз ба, өнімділікті арттыру үшін осы уақыттарды пайдаланыңыз.
3 -қадам. Тапсырмаларға басымдық беріңіз
Біз бәріміз білеміз, кейбір тапсырмалар басқаларға қарағанда маңызды. Мәселен, маңызды тапсырмаларды белгілеу немесе жұлдызша қою арқылы рейтингтік жүйені жасаңыз және адал және икемді болыңыз. Еске салғыштарды сандық күнтізбе арқылы немесе компьютердегі немесе жұмыс үстеліндегі жабысқақ жазбалар арқылы қолданыңыз. Уақыт пен күштің көп бөлігін тізімдегі басымдыққа бөліңіз. Мысалдарға бизнестің аяқталуы немесе ертеңгі күні сияқты уақытқа сезімтал тапсырмалар жатады. Сіз сондай -ақ клиенттерге, бастықтарға немесе шоттарды төлейтін кез келген адамға жауап беруді бірінші орынға қоюыңыз мүмкін. Егер сіз тапсырманың сезімталдығы мен маңыздылығына сенімді болмасаңыз, сұраған жөн.
4 -қадам. Жылдам тапсырмаларды бірден алып тастаңыз
Барлық тапсырмаларды бірінші кезекке қойып, болашақ аяқталу уақытына жоспарлау қажет емес. Кейбір тапсырмалар жоспарлауға немесе жоспарлауға қанша уақыт қажет болса, сонша уақыт алады. Егер бұл солай болса және сіз бұл тапсырмаларды бірден тоқтата алсаңыз, мұны міндетті түрде орындаңыз! Тез тапсырмаларды дереу шешу де кешіктірудің алдын алуға көмектеседі.
Қадам 5. Тығыздық пен жұмыс материалдарын басқару
Біздің үстелдер үйіндіден торнадоға оңай ауысады, бұл ұйымды қиындатады. Кейбір адамдар тіпті таза үстелге ғана жұмыс істейді. Бұл өте қажет болмаса да, жұмыс кеңістігін тазарту үшін шаралар қолданыңыз.
- Бөлу. Қоқысты қоқысқа тастаңыз және қажетті материалдарды жүйелі түрде толтырыңыз. Мүмкіндігінше қоқысты тазалаңыз: жұмыс күніндегі үзілістерде, үзілістерде немесе тапсырмалар арасында.
- Өзіңізді дереу тазалаңыз. Осылайша, бұл сіздің ойыңыздың басында. Сонымен қатар, сіз болашақтағы қоқыстың бір бөлігі болып қалуы мүмкін еріксіз толқудан аулақ боласыз.
- Қажетті құралдарды қолда ұстаңыз. Әрине, айналаңызда бәрі тәртіпсіз емес. Қажетті құралдардың болуы уақытты үнемдейді және қымбат кеңістікті тиімді пайдаланады.
Қадам 6. Әрекеттер мен кездесулерді жоспарлаңыз
Кейбір адамдар кездесулерді ғана жоспарлайды, бірақ олардың тізімінде іс-шаралар жоқ. Ең маңызды тапсырмаларды, сондай -ақ кездесулерді жоспарлау пайдалы болуы мүмкін. Сіз, мысалы, сейсенбі мен бейсенбіде кездесулер өткізу арқылы күндеріңізді «жинай» аласыз. Өзіңізге шығармашылық уақыт бөлу үшін немесе күтпеген жағдайға сәйкес келу үшін кестеңізде біраз тесіктер қалдырыңыз.
- Ұйымдастырушы мен күнтізбені қолданыңыз. Бұл қалам мен қағазды ұйымдастырушылар болуы мүмкін, немесе олар iCalendar немесе Google Now сияқты бағдарламалық жасақтамаға негізделген күнтізбелер мен жеке көмекші қосымшалар болуы мүмкін.
- Өз әрекеттеріңізді жіктеңіз. Санаттарға бөлу немесе түс кодтау әрекеттері сізге қай жерде маңызды екенін тез көрнекі түрде еске салуға мүмкіндік береді. Мысалы, санаттарға хат алмасу, жобалар, оқиғалар, кездесулер, ми шабуылдары, тіпті үзілістер немесе жаттығулар мен жаттығу залы кіруі мүмкін.
- Технологияңызды жеңілдетіңіз. Мысалы, Outlook сияқты онлайн ұйымдастырушылар мен электрондық пошта платформалары істер тізімін, күнтізбелерді және мекенжайларды біріктіре алады. Бұл сіздің тиімділігіңізді арттырып қана қоймайды, сонымен қатар ойлауды жеңілдетуге көмектеседі.
- Мүмкіндігінше делегат болыңыз. Жұмыс күнінің ессіздігінде бәрін өзіңіз жасаудың қажеті жоқ екенін ұмыту оңай. Көмекшіге тапсырма беріңіз немесе егер сіз батпақтанған болсаңыз, әріптесіңізден сізге нақты жұмыс істеуін және белгілі бір жұмысқа көмектесуін сұраңыз. Сіз оларды кейінірек бәрі баяулаған кезде өтей аласыз.
2 -ші әдіс 4: Электрондық поштаны жүйелі түрде шешу
Қадам 1. Электрондық поштаны белгіленген уақытта тексеріңіз
Бәріміз де кіріс жәшігімізге жабысып қалудың қажеті жоқ, өйткені көптеген хабарламалар уақыт біз ойлағандай сезімтал емес. Егер сіз электрондық поштаны дереу қадағалауды қажет етпейтін жұмыста жұмыс жасасаңыз, электрондық поштаны жоспарланған уақытта күніне үш-төрт рет тексеріңіз.
Қадам 2. Электрондық поштаны жіберіңіз
Хабарламалар кіріс жәшігінде жиналмай, қалталар мен жалаушаларды қолданыңыз. Outlook бағдарламасындағы қалталар мен ішкі қалталар, мысалы, Gmail белгілері мен бірнеше кіріс жәшіктері актив болуы мүмкін. Егер сіз журналист болсаңыз, мысалы, сіздің қалталарыңыз ағымдағы әңгімелер, болашақ әңгімелер, ескі әңгімелер, сұхбаттар мен дереккөздер, қадамдар мен идеялар деп аталуы мүмкін.
Жою және мұрағаттау. Маңызды, ескі хат -хабарларды мұрағаттап, қалғандарын жойыңыз. Жоғарыдағы мысалда «Ескі әңгімелер» - журналистің мұрағат қалтасы. Ескі электрондық поштаны жоюды бастағаннан кейін, қоқыс жәшігіне тапсырыс беру шкафынан гөрі қанша электрондық пошта лайықты екеніне таң қаласыз. Кейбір адамдар «кіріс жәшігі нөл» деп ант береді, бұл оқылмаған электрондық поштаның жоқтығын білдіреді (немесе кіріс жәшігінде нөлдік электрондық пошта, кезең). Қалталар мен жапсырмаларды пайдаланудан басқа, сіз мұрағаттау функциясын, тоқтап қалу кезінде ескі электрондық поштаны жоюды және электрондық поштаны жою бағдарламаларын қолдана отырып, кіріс жәшігінің нөліне қол жеткізе аласыз
Қадам 3. Тиімді болған кезде басқа байланыс түрлерін қолданыңыз
Кейде тез қоңырау шалу 10 кері және артқы электрондық поштаның жұмысын жасай алады. Олай болса, қоңырау шалыңыз! Егер сіз электрондық пошта алмасу талқылауға лайық екенін білсеңіз немесе біршама артқа қарай жүретін болсаңыз, кейде телефонмен сөйлескен дұрыс. Сіз телефонмен толығырақ ақпарат аласыз, ал сіз және басқа тарап ұзақ уақытты қажет ететін электрондық хаттарды жазудан аулақ болады. Сіз тіпті әріптесіңізге электронды хат жібере аласыз: «Сізге бұл туралы көптеген сұрақтарым бар. Мүмкін, қоңырау шалу оңай болар еді. Мен сізге 5 -те қоңырау шала аламын ба? »
Қадам 4. Үзілістерді шектеңіз
Стратегиялық үзілістер пайдалы болғанымен, жұмыс уақытында үзіліс болмайды. Үзілістер сізді баяулатады, жұмыс ырғағын бұзады және ойлау пойызын жоғалтады. Сонымен, бос емес екеніңізді білсеңіз, хабарлар мен дауыстық поштаны қолдануға тырысыңыз. Бұл құралдар сіз офисте болмағаныңызға арналған; оларды тым батпақты болған кезде қолдануға болады. Көптеген адамдарда «ашық есік саясаты» бар, бірақ сіз әрқашан есікті ашық ұстаудың қажеті жоқ. Сіз тіпті есікке «Конференция байланысы жүріп жатыр» немесе «Бос емес» деген достық жазбаны қалдыра аласыз. Кейінірек оралыңыз немесе электронды поштаны жіберіңіз ».
5 -қадам. Бұлтты қолданыңыз
Бұлтты есептеулерді қарастырған жөн, себебі ол арзан, ауқымды, тиімдірек және жаңартылуы оңай. Бұлтта қол жетімді мазмұн әсіресе пайдалы, себебі сіз оған құрылғылар арқылы кіре аласыз: компьютерлер, планшеттер, смартфондар және т. АТ менеджерінен немесе бағдарламалық жасақтама провайдерінен сұраңыз, себебі сізде бұлтта немесе жыл сайынғы шағын ақыға қол жетімді дискіде бос орын бар.
Қадам 6. Интернетте бетбелгілерді қолданыңыз
Негізгі браузерлердің барлығында бетбелгілеу мүмкіндіктері бар, онда сіз өзіңізге ұнайтын немесе жиі кіретін веб -мекенжайларды сақтап, реттей аласыз және оларға жылдам қол жеткізе аласыз. Жаңалықтарды немесе салалық жаңартуларды тексеру үшін маңызды сайттарды ұмытпау үшін оларды пайдаланыңыз.
3 -ші әдіс 4: Уақытты тиімді пайдалану
Қадам 1. Көп тапсырмадан аулақ болыңыз
Барлық сарапшылар бұған келісетін сияқты. Теледидардан бұл тез көрінуі немесе керемет көрінуі мүмкін, бірақ көп тапсырма тиімді емес және іс жүзінде сіздің ұйымдық тиімділігіңізге нұқсан келтіруі мүмкін. Оның орнына, бір уақытта бір жұмысқа толық көңіл бөліп, оны шешіп, тізімдегі келесі элементке өтіңіз.
Қадам 2. Өзіңізге кесте немесе кесте құрыңыз
Бақытымызға орай, көптеген жұмыс күндеріңізді минутына дейін жоспарлауды қажет етпейді. Дегенмен, күннің маңызды оқиғалары мен маңызды міндеттері мен оқиғаларының негізгі кестесін сақтау сізге тапсырманы орындауға көмектеседі.
- Белгілі бір әрекеттерге уақыт шектеулерін белгілеңіз. Кейбір тапсырмалар уақытты шектеуді қажет етпейді, бірақ басқаларында өнімділікті арттыру үшін уақыт параметрлері болуы керек. Күні бойы қажет болғаннан да көп уақыт алатын міндеттер туралы ойланыңыз және болашақта оларға уақыт шектеулерін беріңіз.
- Басқа іс -шараларға қосымша бюджет. Кейбір тапсырмалар, сіз тәжірибеден білгендей, әдетте күтілгеннен көп уақыт алады, бірақ бұл міндетті түрде жаман нәрсе емес. Бұл қызмет түрлері үшін, әсіресе маңызды оқиғалар мен кездесулер үшін, мысалы, бюджетке қосымша уақыт бұрын және кейін.
Қадам 3. Таймер қосымшасын, секундомерді немесе оятқышты қолданыңыз
Бұл аз қолданылған кезде тиімді құрал бола алады. Кейбір адамдар дабылды 10, 15 немесе 30 минут бұрын орнатуды ұнатады, олар алдын ала ескерту немесе әрекет алдында буферлік уақыт береді. Сондай -ақ, еске салғыштарды орнатуға болады.
Қадам 4. Әрекеттерді кейінге қалдырудан аулақ болыңыз
Өзіңізден сұраңыз, кейінге қалдыру өте қажет пе, әлде бұл шақыру тек кейінге қалдырудың мысалы ма? Егер сіз соңғысын сезсеңіз, билікті кейінге қалдырмаңыз! Алайда, егер іс -әрекеттің барлығын немесе бір бөлігін кейінге қалдыру мүмкін емес болса, онда сіз қай жерден тоқтап қалғаныңызды және нақты жоспарлармен қайта жоспарлауды ұмытпаңыз. Немесе сіз төтенше жағдайдың жоспарын жасай аласыз. Мысалы, егер жеке кездесуден бас тартуға тура келсе, оның орнына конференц-қоңырау немесе веб-конференция өткізуге болады.
4 -ші әдіс 4: физикалық және психикалық денсаулықты сақтау
Қадам 1. Үзіліс жасаңыз
Психикалық тоқтап қалу біздің өнімділігіміз үшін маңызды және ақыл -ой үшін сау. Біз кейде өз жұмысымызға соншалықты беріліп кетеміз, сондықтан қажет үзілістерді тоқтатпаймыз. Үзіліс бізге өнімділікті жақсартатын қажетті демалыс береді, бірақ сонымен бірге бізге бір қадам артқа шегінуге және біздің істеп жатқандарымыз уақытты тиімді пайдалану ма деп сұрауға мүмкіндік береді.
Қадам 2. Жақсы ұйықтаңыз
Егер сіз дұрыс ұйықтамасаңыз, келесі күні сіз өзіңізді шаршап немесе летаргиялық сезінуіңіз мүмкін, бұл сіздің жұмыс кестеңізге және жұмысыңыздың тиімділігіне зиян тигізуі мүмкін. Бір түнде жетіден сегіз сағатқа дейін үзіліссіз ұйықтауға ұмтылыңыз.
3-қадам. Өзіңізді әріптестермен салыстырмаңыз
Біздің әріптестердің көпшілігі біздің жұмысымыздан өзгеше, және әркімде олар үшін жұмыс істейтін әр түрлі ұйымдастыру әдістері бар. Әріптес үшін мағыналы және тиімді әдіс сіз үшін ең жақсы әдіс болмауы мүмкін және керісінше.
Қадам 4. Ұйымның үздіксіз процесс екенін қабылдаңыз
Мінсіз болады деп күтпеңіз. Ұйымдастыру жалғасуда және үнемі назар аударуды қажет етеді. Сіз күн сайын оңтайлы ұйымдастырыла алмайсыз, бірақ кішкене ұйым сіздің тиімділігіңізді арттырады.
